Tại TPI Land, một trong các yếu tố luôn được chú trọng hàng đầu chính là nâng cao tầm nhận thức, sự hiểu biết cũng như các kỹ năng thiết yếu cho mọi cấp bậc nhân viên. Vừa qua, những quản lý kinh doanh tài ba của nhà TPI cũng vừa được tham gia buổi training “Kỹ năng triển khai và giám sát kế hoạch” do 2 coach Mr. Nguyễn Phú Ân và Mr. Nguyễn Hải Vân trực tiếp chia sẻ.
1. Thế nào là kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc?
1.1 Lập kế hoạch
Lập kế hoạch là xác định các mục tiêu cần đạt được cho cá nhân hoặc tổ chức trong một khoảng thời gian nhất định. Sau đó, dựa trên kế hoạch mà tiếp tục đề ra các chiến lược và phương pháp để đạt được mục tiêu. Ngoài ra, việc lên kế hoạch còn được hiểu là lựa chọn trước một phương án để hành động trong tương lai trên cơ sở đã xác định được mục tiêu và phương pháp.
1.2 Tổ chức công việc
Tổ chức công việc là quá trình phân bổ các nguồn lực, đặc biệt là nguồn nhân lực để hoàn thành kế hoạch. Các doanh nghiệp muốn hoạt động hiệu quả, thành công thì phải tổ chức tốt công việc nội bộ. Triển khai các kế hoạch một cách có quy chuẩn, phối hợp đồng bộ giữa các phòng ban giúp nhà quản lý dễ dàng đánh giá các hoạt động.
Như vậy, kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc là rất cần thiết đối cho mỗi cá nhân và doanh nghiệp. Phân chia các đầu việc càng cụ thể, rõ ràng thì khả năng thực hiện hóa những mục tiêu càng cao. Làm việc một cách có trình tự, khoa học, bạn có thể hoàn thành tốt hơn mà không bỏ sót các yếu tố quan trọng nào cả. Biết cách tổ chức công việc sẽ giúp tận dụng tối đa các nguồn tài nguyên sẵn có.
2. Tầm quan trọng của kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc
2.1 Vai trò của lập kế hoạch
Lập kế hoạch là một phương pháp tối ưu thời gian nhưng vẫn hoàn thành tốt các nhiệm vụ. Thông qua quá trình lên kế hoạch, bạn xác định được những gì nên ưu tiên làm trước, việc gì để sau. Ngoài ra, kỹ năng lập kế hoạch sẽ giúp bạn:
- Sắp xếp hợp lý công việc theo trình tự khoa học, không bị chồng chéo.
- Giúp tổ chức, cá nhân ứng phó linh hoạt với những tình huống bất định.
- Theo dõi và định hướng cho người quản lý, nhân viên cùng hoàn thành mục tiêu chính.
- Lập kế hoạch nhằm giảm thiểu những trùng lặp, lãng phí trong quá trình thực hiện công việc.
- Xây dựng kế hoạch phối hợp với các nguồn lực khác để đẩy nhanh quá trình hoàn thành mục tiêu.
- Các thành viên của tổ chức nắm rõ nhiệm vụ cần phải làm để thực hiện hóa mục tiêu trong thời gian ngắn nhất.
- Hình thành các tiêu chuẩn để sử dụng trong quá trình kiểm tra, từ đó đưa ra quyết định, giải pháp đúng đắn.
2.2 Vai trò của việc tổ chức công việc
Tổ chức công việc là một trong những chức năng quan trọng trong vận hành doanh nghiệp. Mục đích của hoạt động này nhằm đảm bảo phân bổ, phối hợp hợp lý giữa các bộ phận. Hơn nữa, tổ chức công việc còn đóng những vai trò như sau:
- Thiết lập các kế hoạch, trật tự chi tiết trong công việc, cuộc sống hàng ngày để dễ kiểm soát.
- Đưa ra các mục tiêu dài hạn và ngắn hạn thích hợp với tình hình của doanh nghiệp.
- Tận dụng tối đa các nguồn lực sẵn có, tránh lãng phí, tiết kiệm thời gian.
- Sắp xếp công việc, vận hành các hoạt động một cách suôn sẻ, đảm bảo tiêu chuẩn.
- Tổ chức công việc hợp lý giúp bạn giải quyết các vấn đề phát sinh hiệu quả.
- Dễ dàng trong việc kiểm tra, đánh giá, kiểm soát tiến độ, đảm bảo chất lượng công việc.
3. Các bước lập kế hoạch và triển khai công việc hiệu quả
3.1 Lên kế hoạch công việc theo ngày, tuần, tháng, năm
Đây được coi là bước quan trọng liên quan đến sự thành công hay thất bại của doanh nghiệp. Lập kế hoạch và tổ chức công việc một cách chi tiết theo từng ngày, từng giờ, từng tuần/ tháng/ năm giúp nhân viên dễ nắm bắt công việc và không bỏ sót. Hơn nữa, việc này còn thuận tiện cho người quản lý quan sát tiến độ, điều chỉnh khi có sai sót xảy ra.
3.2 Xác định mục tiêu, yêu cầu của công việc
Sau khi lên danh sách các đầu việc cần làm, bạn phải thiết lập mục tiêu phù hợp. Việc đề ra các mục tiêu giúp các cá nhân chủ động hơn trong công việc. Mục tiêu này có thể là thời gian hoặc kết quả bạn mong muốn. Tránh trường hợp đề ra mục tiêu quá cao, xa vời thực tế, gây tốn kém cho doanh nghiệp. Bạn có thể sử dụng mô hình SMART cho thiết lập mục tiêu hiệu quả:
- Specific: Tiêu chí cụ thể, rõ ràng, định hướng cho hoạt động của doanh nghiệp.
- Measurable: Tính hiệu quả của mục tiêu cần đo lường được.
- Achievable: Mục tiêu đặt ra phải vừa sức, đúng đắn, phù hợp và đem lại thành công.
- Realistics: Xây dựng mục tiêu dựa trên tình hình thực tế.
- Time: Bất cứ mục tiêu nào đề ra cũng cần có thời hạn thực hiện, hoàn thành rõ ràng.
3.3 Xác định thời gian, thứ tự ưu tiên các công việc
Ở giai đoạn này, bạn cần sắp xếp các đầu việc theo thứ tự ưu tiên. Những việc quan trọng thì hoàn thành trước theo trình tự thời gian, đối tượng phân công. Việc sắp xếp này sẽ góp phần loại bỏ những công việc không phù hợp, không quan trọng, tiết kiệm nguồn lực, đạt được mục tiêu hiệu quả.
3.4 Phân bổ nguồn lực
Một phần quan trọng trong lập kế hoạch và tổ chức công việc là phân bổ nguồn lực. Sức mạnh của doanh nghiệp nằm ở chỗ tận dụng tốt các nguồn lực hạn chế nhưng vẫn đạt hiệu quả cao. Ngay cả khi sử dụng nguồn tài nguyên đó vào đúng lúc, đúng thời điểm. Bởi vậy, trước khi bắt tay vào việc lên kế hoạch, các nhà quản trị nên xác định cụ thể các nguồn lực liên quan.
3.5 Tập trung thực hiện kế hoạch
Sự tập trung trong thực hiện kế hoạch giúp doanh nghiệp bước đi nhanh và vững chắc hơn. Tuy nhiên, tập trung ở đây không có nghĩa là làm việc một cách cứng nhắc và chỉ làm việc của mình. Mỗi đơn vị, cá nhân cần quan tâm tới công việc chung, có thể thực hiện nhiều việc cùng một lúc. Có như vậy, việc lập kế hoạch và triển khai công việc mới hiệu quả.
3.6 Linh hoạt trong quá trình thực hiện kế hoạch
Kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức thực hiện luôn đòi hỏi tính linh hoạt khi thực hiện. Thực tế chưa bao giờ đi chung với lý thuyết và xây dựng kế hoạch cũng vậy. Khi lên kế hoạch, các sự cố bất ngờ luôn rình rập xung quanh mà ta khó có thể lường trước được. Vậy nên, hãy luôn dành một khoảng thời gian hợp lý cho trường hợp sự cố phát sinh. Ngoài ra, để ứng phó linh hoạt, doanh nghiệp cần chuẩn bị một số phương án dự phòng.
3.7 Kiểm tra, kiểm soát tiến độ tổ chức công việc
Đây cũng là bước không thể thiếu trong kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc. Kiểm tra nhằm mục đích xem xét liệu công việc có hoàn thành đúng như kỳ vọng không. Đồng thời, theo dõi và kiểm tra liên tục để đảm bảo công việc diễn ra đúng tiến độ, đảm bảo chất lượng.
3.8 Tạo động lực làm việc
Trong quá trình thực hiện và sau khi hoàn thành các mục tiêu, doanh nghiệp nên đưa ra các chính sách khích lệ tinh thần và khen thưởng nhân viên. Đây là những biện pháp nhỏ nhưng có tác động lớn đến tinh thần làm việc, tiếp thêm động lực cho những mục tiêu tiếp theo.
